Om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren, evalueert het programma Open Overheid elk jaar hoe goed overheidsorganisaties hun informatie beheren. Deze jaarlijkse controle helpt om de overheid open en transparant te houden. Elke organisatie voert een zelfevaluatie uit om te bepalen hoe zij ervoor staan en waar verbeteringen mogelijk zijn. Deze jaarlijkse meting noemen we de volwassenheidsmeting.
Ambitie volwassenheidsniveau 3 in 2026
Eind 2026 moeten alle rijksorganisaties volwassenheidsniveau 3 bereiken. Dat is nodig om te voldoen aan de eisen van de Wet open overheid (Woo). Een organisatie op niveau 3 beheert en ontsluit haar informatie goed, waardoor deze tijdig en volledig openbaar kan worden gemaakt.
Hoe werkt de jaarlijkse evaluatie?
Sinds 2021 vullen alle rijksorganisaties jaarlijks een vragenlijst in. Deelnemende organisaties ontvangen een uitnodiging van het programma Open Overheid. Zij hebben vervolgens van september tot februari de tijd om deze vragenlijst in te vullen. Vóór 1 februari sturen ze de vragenlijst ingevuld op naar het programma Open Overheid.
De vragen gaan onder andere over:
- afspraken met partners over informatiebeheer;
- of informatiesystemen aan de eisen voldoen;
- of medewerkers de juiste training krijgen.
Elke organisatie beoordeelt zichzelf op een schaal (het volwassenheidsniveau) van 1 tot en met 4. Het programma Open Overheid controleert de ingevulde vragenlijsten en bekijkt of de organisaties inzicht hebben in hun verbeterpunten.
De 4 volwassenheidsniveaus
De kwaliteit van het informatiebeheer wordt gemeten in 4 niveaus:
- Ad hoc: werken zonder plan, geen duidelijke processen of verantwoordelijkheden
- Herhaalbaar: er is enig bewustzijn, processen zijn deels beschreven maar niet overal toegepast
- Gedefinieerd: processen, procedures en beleid zijn vastgesteld en worden gevolgd. De verantwoordelijkheden zijn duidelijk.
- Gemanaged: processen zijn volledig geïntegreerd, worden continu verbeterd en medewerkers krijgen regelmatig training.
Volwassenheidsniveau 3
Een organisatie op volwassenheidsniveau 3 heeft haar informatiehuishouding goed ingericht en geborgd. Informatie is duurzaam toegankelijk, goed vindbaar en betrouwbaar. Processen voor beheer, opslag en terugvinden zijn duidelijk vastgelegd en worden gevolgd. Daarnaast beschikt de organisatie over goed opgeleide informatieprofessionals, systemen die aan de eisen voldoen en een kwaliteitssysteem met toetsbare normen. Ook verloopt de afhandeling van Woo-verzoeken efficiënt, met duidelijke richtlijnen voor vertrouwelijke informatie en goed bereikbare Woo-contactpersonen.
Om dit niveau te bereiken, is een stap-voor-stapaanpak belangrijk. Rijksorganisaties kunnen dit doen door een duidelijke visie en strategie op te stellen, te investeren in training, samenwerking te stimuleren en de voortgang regelmatig te toetsen. Meer informatie en praktische ondersteuning vind je in de Handreiking bij volwassenheidsniveau 3.
Hulp nodig?
Heb je vragen of opmerkingen over deze informatie? Neem contact met ons op.