Jaarlijks evalueren

Eind 2026 moeten alle rijksorganisaties volwassenheidsniveau 3 bereiken. Dit is belangrijk om te voldoen aan de eisen van de Wet open overheid (Woo). Het betekent dat informatie goed beheerd en toegankelijk is en het maakt tijdige en volledige publicatie van informatie mogelijk.

Hoe het werkt

Sinds 2021 vullen alle rijksorganisaties jaarlijks een vragenlijst in. In juli plaatsen we deze vragenlijst op het KIA, Kenniscommunity Informatie en Archief. Deelnemende organisaties krijgen van ons programma een uitnodiging om de vragenlijst in te vullen. Zij hebben hiervoor de tijd tussen augustus en november en zij sturen deze vóór december ingevuld naar het programma Open Overheid.

De organisatie beantwoordt vragen over of er afspraken zijn met partners over informatiebeheer, of informatiesystemen aan de eisen voldoen en of medewerkers de juiste training krijgen. Voor elke vraag geeft de organisatie zichzelf volwassenheidsniveau 1, 2, 3 of 4. Het programma Open Overheid controleert de ingevulde vragenlijsten en kijkt of de organisatie weet waar hun zwakke punten zitten.
 

Volwassenheidsniveaus

Hoe goed een organisatie is in het beheren van informatie wordt gemeten in vier niveaus:

1. Ad hoc: Werken zonder plan, geen duidelijke processen of verantwoordelijkheden
2. Herhaalbaar: Enig bewustzijn, processen deels beschreven maar niet overal toegepast
3. Gedefinieerd: Duidelijke processen, procedures en beleid die worden gevolgd, verantwoordelijkheden zijn toegewezen
4. Gemanaged: Processen volledig geïntegreerd, voortdurende verbetering, regelmatige training

Volwassenheidsniveau 3

Op niveau 3 heeft een organisatie efficiënte zoekprocessen, goede opslag van belangrijke berichten (e-mail, chat), duurzaam toegankelijke informatie, selectielijsten die uitvoerbaar zijn en worden toegepast, een dashboard dat de staat van de informatiehuishouding toont, een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen, gearchiveerde websites, standaarden voor metadata, goed opgeleide informatieprofessionals en systemen die aan de eisen voldoen.

Daarnaast heeft een niveau 3-organisatie efficiëntie en tijdigheid bij het verwerken van Woo-verzoeken, goed contact met verzoekers, duidelijke richtlijnen voor vertrouwelijke informatie en Woo-contactpersonen die makkelijk te bereiken zijn. Maar ook actieve publicatie van verplichte informatiecategorieën, rapportage over transparantie in jaarverslagen en openbaar beschikbare beslisnota’s en documenten die vindbaar zijn via het Woo-zoekportaal van de generieke Woo-voorziening: open.overheid.nl. Dit is een centrale vindplaats voor overheidsinformatie.

Stap-voor-stapaanpak

Organisatieverandering gebeurt stap voor stap. Het is voor rijksorganisaties belangrijk dat zij hun medewerkers actief betrekken om de overgang naar niveau 3 haalbaar en duurzaam te maken. Om volwassenheidsniveau 3 te kunnen bereiken, kunnen rijksorganisaties gebruik maken van een stap-voor-stapaanpak:

1. Maak een duidelijke visie en strategie voor informatiebeheer
2. Investeer in training en ontwikkeling van medewerkers
3. Maak een ontwikkelplan voor elk team
4.  Stimuleer samenwerking tussen verschillende afdelingen
5. Controleer regelmatig de voortgang en maak verbeteringen

Handreiking bij volwassenheidsniveau 3

Raadpleeg de Handreiking bij volwassenheidsniveau 3 om gericht toe te werken naar volwassenheidsniveau 3.

Hulp nodig?

Heb je vragen of opmerkingen over jaarlijks evalueren? Of over instrumenten en diensten op deze pagina? Neem contact met ons op.