Versterk je informatiehuishouding met de Handreiking bij volwassenheidsniveau 3
Met onderstaande handreiking werken rijksorganisaties gericht toe naar volwassenheidsniveau 3. Aan de hand van thema's wordt toegelicht wanneer niveau 3 is bereikt en welke vragen uit de volwassenheidsmeting daarbij horen.
De volwassenheidsmeting bestaat uit 31 vragen, verdeeld over vijf categoriën:
Hoofddoel (vragen 1 t/m 5)
Professionals (vragen 6 t/m 11)
Volume en aard van informatie (vragen 12 t/m 20)
Informatiesystemen (vragen 21 t/m 24)
Bestuur en naleving (vragen 25 t/m 31)
Onderstaande handreiking biedt handvatten voor een deel van deze 31 vragen. Bij elk thema staat vermeld op welke vragen de informatie van toepassing is.
Thema's
Dit thema heeft betrekking op vraag 14 van de volwassenheidsmeting. Op dit thema bereiken rijksorganisaties volwassenheidsniveau 3 als:
Zoekprocessen efficiënt zijn ingericht, ondersteund door geschikte zoekinstrumenten, en informatie in de meeste gevallen snel vindbaar is.
Informatie systematisch vindbaar is gemaakt, bijvoorbeeld door het inrichten en toepassen van een ordeningsstructuur of classificatieschema, waarmee gericht zoeken mogelijk wordt.
Dit thema heeft betrekking op vraag 13, 16, 17, 18 en 21 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen op dit thema volwassenheidsniveau 3 bereiken door:
Te werken conform de geldende kaders, waarbij processen, procedures en beleid zijn vastgesteld én worden toegepast. In dat geval worden alle relevante berichten duurzaam toegankelijk gemaakt.
Te werken volgens de beleidslijn digitaal werken, waarbij onder andere een selectielijst is vastgesteld, sleutelfuncties zijn benoemd, een technische voorziening wordt gebruikt en medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht.
Een helder zoekprotocol te hanteren, dat helpt bij het veiligstellen van relevante berichten. Dit vormt een eerste stap in het archiveren en vindbaar maken van informatie.
Dit thema heeft betrekking op vraag 13 en 29 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidsniveau 3 bereiken door:
Een groot deel van de informatie duurzaam toegankelijk te maken. Daarvoor is het belangrijk dat duidelijk is hoe dit concreet moet worden uitgevoerd.
Het vaststellen van DUTO (Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie), als norm voor het duurzaam toegankelijk maken van informatie.
Dit thema heeft betrekking op vraag 12 en 20 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
Selectielijsten vast te stellen die goed werken en uitvoerbaar zijn.
Deze selectielijsten daadwerkelijk te implementeren, wat betekent dat aan informatie bewaartermijnen zijn toegekend en dat de informatie na afloop van die termijn wordt vernietigd of overgebracht naar een archiefinstelling.
Dit thema heeft betrekking op vraag 28, 29, 30 en 31 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
Structureel inzicht te hebben in de staat van de informatiehuishouding, inclusief de bijbehorende risico's en benodigde verbeterpunten. Daarnaast zijn procedures ingericht om periodiek te evalueren.
Te beschikken over een dashboard dat inzicht geeft in hoeverre het informatiebeheer voldoet aan de toetsbare eisen uit het kwaliteitssysteem. Zo'n dashboard kan een belangrijk onderdeel vormen van dat systeem.
Dit thema heeft betrekking op vraag 28, 29 en 31 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
Toetsbare eisen op te stellen waaraan het informatiebeheer moet voldoen, waaronder de eisen uit de Archiefwet.
Periodiek een risicoanalyse uit te voeren op knelpunten en risico's in de informatiehuishouding, en deze structureel te evalueren.
Het management actief te laten werken aan inzicht in de zwakke punten van de informatiehuishouding.
Handvatten te ontwikkelen voor kwaliteitssystemen die het informatiebeheer ondersteunen en verbeteren.
Dit thema heeft betrekking op vraag 15 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
Websites te archiveren en op een centrale plek beschikbaar te stellen.
Dit thema heeft betrekking op vraag 14 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
De metadatastandaarden te implementeren en in de praktijk toe te passen (MDTO is de standaard die organisaties toepassen).
Dit thema heeft betrekking op vraag 8, 9 en 11 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
Verantwoordelijkheden op het gebied van opleidingen te benoemen en de benodigde vaardigheden voor informatiebheer te definiëren.
Procedures in te richten om periodiek te evalueren of het opleidingsniveau binnen de organisatie toereikend is.
De directie te laten experimenteren met nieuwe of innovatieve samenwerkingsvormen op het gebied van informatiehuishouding.
Bij te dragen aan de opbouw en versterking van het netwerk van informatieprofessionals binnen en tussen rijksorganisaties.
Dit thema heeft betrekking op vraag 21, 22 en 23 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
Systemen en koppelingen compliant te maken met de vereiste kaders.Denk hierbij aan semi-geautomatiseerde processen voor het openbaar maken van informatie.
Vastgesteld informatie- en automatiseringsbeleid toe te passen, met duidelijke eisen aan de kwaliteit en interoperabiliteit van nieuwe IT-systemen.
DMS- en RMA-systemen te laten voldoen aan de geldende standaarden, inclusief eisen aan uniformiteit en standaardisatie.
Dit thema heeft betrekking op vraag 7 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
De belangrijkste lacunes in de capaciteitsbehoefte voor informatieprofessionals op te vullen en actief te sturen op voldoende deskundig informatiehuishoudingspersoneel in de organisatie.
Dit thema heeft betrekking op vraag 7 en 8 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
De belangrijkste lacunes in de capaciteitsbehoefte voor informatieprofessionals op te vullen. Daarbij is het essentieel dat de verantwoordelijkheden van informatieprofessionals zijn benoemd en de benodigde vaardigheden hebben gedefinieerd.
Procedures in te richten om periodiek te evalueren of het opleidingsniveau van informatieprofessionals in algemene zin toereikend is.
Dit thema heeft betrekking op vraag 7 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
De belangrijkste lacunes in de capaciteitsbehoefte voor informatieprofessionals op te vullen en actief te sturen op voldoende deskundig informatiehuishoudingspersoneel in de organisatie.
Dit thema heeft betrekking op vraag 6 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
Processen, procedures en beleid rond toepassing van het kwaliteitsraamwerk IV te hebben gedefinieerd en geïmplementeerd.
Dit thema heeft betrekking op vraag 9 en 10 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
Gedragsrichtlijnen voor het omgaan met informatie te hanteren en structureel aandacht te besteden aan de naleving daarvan, wanneer dit direct samenhangt met de kwaliteit van de taakuitvoering.
Dit thema heeft betrekking op vraag 10 en 11 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
Structureel aandacht te besteden aan gedragsrichtlijnen. De ZO! campagne kan rijksorganisaties hierbij helpen.
Dit thema heeft betrekking op vraag 8 en 11 van de volwassenheidsmeting. Rijksorganisaties kunnen volwassenheidniveau 3 bereiken door:
De verantwoordelijkheden voor informatieprofessionals te benoemen en de benodigde vaardigheden te definiëren.
Procedures in te richten om periodiek te evalueren of het opleidingsniveau van informatieprofessionals in algemene zin toereikend is.
De directie te laten experimenteren met nieuwe of innovatieve samenwerkingsvormen op het gebied van informatiehuishouding.
