Veelgestelde vragen over openbaarmaking
Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen.
Actieve openbaarmaking houdt in dat de overheid op eigen initiatief documenten openbaar en voor iedereen toegankelijk maakt. Hier gaat dus geen Woo-verzoek of informatieverzoek aan vooraf. Op termijn wordt het voor overheidsorganisaties verplicht om informatie die valt onder de 17 categorieën in artikel 3.3 van de Woo, actief openbaar te maken.
Actieve openbaarmaking kan gevolgen hebben voor de levenscyclus van documenten (van totstandkoming tot permanente bewaring dan wel vernietiging, zie selectielijst). Voor de meeste categorieën zal de informatie eerst op uitzonderingsgronden moeten worden beoordeeld en de niet-openbare informatie moeten worden verwijderd. Ook moeten mogelijke belanghebbenden de kans krijgen om een zienswijze in te dienen. Oftewel, zij moeten de kans krijgen om aan te geven of zij het eens zijn met openbaarmaking van passages die op hen betrekking hebben. Het verwijderen of lakken van informatie die onder een uitzonderingsgrond valt, leidt tot een publicatieversie van het document. Die versie wordt openbaar gemaakt. Het creëren van die versie en het openbaar maken zelf, zullen worden ingericht in de nieuwe werkprocessen.
Het kan daarnaast nodig zijn om de inrichting van informatieprocessen en -systemen opnieuw te evalueren en daarbij rekening te houden met zowel open by design als archiveren by design. Houd daarbij rekening met de maximale openbaarmakingstermijn. Het gaat hierbij voor de meeste categorieën om een termijn van twee weken tussen de ontvangst of vaststelling en de openbaarmaking van het document. Daarom verkennen sommige overheden de mogelijkheden om het beoordelen en lakken van een document al voor de vaststelling ervan uit te voeren (open by design). Dit helpt om de openbaarmakingstermijn te halen.
De Wet open overheid (Woo) verplicht bestuursorganen tot de actieve openbaarmaking van 17 informatiecategorieën (art. 3.3 Woo). Deze verplichting wordt de komende jaren stapsgewijs en per categorie ingevoerd. Het is nu nog niet exact bekend wanneer deze verplichting ingaat. De datum wordt per categorie vastgesteld, in een Koninklijk Besluit.
Bekijk het overzicht van alle categorieën en de status van werkdefinities en hulpmiddelen. Als er bekend is over de datum van inwerkingtreding van de openbaarmakingsplicht per categorie, voegen we deze informatie toe aan het overzicht.
Een beslisnota is een nota – of zijn meerdere nota’s – die de bewindspersoon heeft gebruikt voor de besluitvorming. In een beslisnota staat compact beschreven wat alle afwegingen zijn geweest die ten grondslag liggen aan bepaalde keuzes en/of hoe deze keuzes tot stand gekomen zijn. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om een terugblik op contacten met derden bij de voorbereiding van een beleidswijziging. Ook de aantekeningen van een bewindspersoon bij een beslisnota vormen onderdeel van deze besluitvorming en worden openbaar gemaakt. Beslisnota’s kennen een aantal vaste kopjes: aanleiding, geadviseerd besluit, kernpunten, toelichting en informatie die niet openbaar gemaakt kan worden. Hiermee is een beslisnota een behulpzaam document om inzicht te krijgen in de totstandkoming van een besluit.
Het kabinet heeft besloten om beslisnota’s openbaar te maken om het parlement en de samenleving inzicht te geven in hoe besluitvorming tot stand komt. Alleen de informatie waarvan de openbaarmaking in strijd zou zijn met het ‘belang van de staat’ wordt daarbij gelakt en niet openbaar gemaakt. De Beleidslijn actieve openbaarmaking nota’s 2022 werkt dit ‘belang van de staat’ uit in een aantal aspecten. Deze worden vervolgens gebruikt om aan te geven waarom bepaalde informatie in een beslisnota niet openbaar is gemaakt. De openbaarmaking van beslisnota’s valt buiten het kader van de Wet open overheid, maar gebeurt als invulling van artikel 68 van de Grondwet
Beslisnota’s worden openbaar gemaakt door de publicatieversie (waarin de niet-openbare informatie is gelakt) aan te leveren aan rijksoverheid.nl, met daarbij het betreffende Kamerstuk. Elk departement heeft een instructie die de wijze van aanleveren voor de eigen organisatie beschrijft.
Binnen de Rijksoverheid zijn tools beschikbaar die verschillende stappen in de behandeling van Woo-verzoeken ondersteunen:
Procesvolgsystemen
Procesvolgsystemen bewaken het behandelproces en genereren data die inzicht kunnen geven in de status van Woo-verzoeken binnen dit proces. Die data kunnen worden gebruikt in een dashboard. Zo is bijvoorbeeld vast te stellen waar in het proces een Woo-verzoek langer blijft liggen. Met deze informatie kan verderop in het proces worden bijgestuurd om toch de openbaarmakingstermijn te halen. Daarnaast kan op de lange termijn worden geanalyseerd of, en zo ja welke, verbetermaatregelen nodig zijn.
Enterprise search-oplossingen
Enterprise search-oplossingen als Zoek en Vind helpen medewerkers efficiënter te zoeken met één zoekvraag op alle aangesloten systemen. Voorwaarde is wel dat de medewerkers geautoriseerd moeten zijn om door deze systemen te mogen zoeken. Ook kan enterprise search de gevonden documenten ontdubbelen en automatisch een (voorlopige) inventarislijst genereren.
Laksoftware
Laksoftware ondersteunt het lakken van documenten, bijvoorbeeld door persoonsgegevens automatisch te identificeren. Zo volstaat een controle en hoeft de medewerker niet zelf alle persoonsgegevens in de tekst te vinden. Veel laksoftware heeft daarnaast functionaliteit om het ontdubbelen en opschonen van de gevonden documenten te automatiseren. Bijvoorbeeld, het exporteren naar een ‘hermetisch’ (onherstelbaar) gelakte, doorzoekbare PDF. Tot slot kan laksoftware de definitieve inventarislijst genereren, waarop ook eventuele niet openbaar gemaakte documenten staan.
Open by design en schrijven voor openbaarheid zijn twee termen die betrekking hebben op maatregelen die je aan het begin van de levenscyclus van een document kunt nemen om openbaarmaking (verderop in die cyclus) makkelijker te maken.
Open by design wil zeggen: het borgen van toekomstige openbaarmaking in (technische) hulpmiddelen en werkprocessen. Dit gebeurt bijvoorbeeld door gebruik te maken van een sjabloon dat niet-openbare informatie apart zet in het document. Daardoor hoef je deze informatie niet op een later moment nog weg te lakken: je kunt simpelweg de niet-openbare informatie weglaten.
‘Schrijven voor openbaarheid’ houdt in dat de opsteller van een document bij het schrijven van de tekst rekening houdt met toekomstige openbaarmaking. Voorbeelden hiervan zijn:
- het document leesbaarder maken voor een extern publiek door afkortingen de eerste keer voluit te schrijven
- het onnodig vermelden van persoonsgegevens vermijden
- rekening houden met digitale toegankelijkheid in de documentstructuur, tabellen en afbeeldingen
- afstemmen met andere departementen wanneer hun standpunten in de tekst genoemd worden.
Deze quickstart geeft je meer informatie over schrijven voor openbaarheid. Deze infographic gaat specifiek in op beslisnota’s schrijven voor openbaarheid.
Open by design en schrijven voor openbaarheid vullen elkaar aan. In de praktijk heb je beiden nodig om toekomstige openbaarmaking efficiënt te kunnen regelen.
De beweging naar meer (actieve) openbaarmaking en een opener bestuurscultuur raakt alle medewerkers en leidinggevenden. Openbaarmaking kan zorgen voor aarzelingen en dilemma’s, zeker in de beginfase. Komt mijn informatie straks in het nieuws? Kan ik dit wel zo opschrijven? Wat als iedereen kan zien dat de minister mijn advies niet heeft opgevolgd? Zulke aarzelingen en dilemma’s laten zien hoe belangrijk het is dat medewerkers zich de benodigde kennis en kunde eigen kunnen maken. Net zo goed geldt dat leidinggevenden ondersteuning moeten bieden bij de dilemma’s die spelen bij hun medewerkers. Daarnaast is het voor leidinggevenden van belang dat zij een open cultuur stimuleren, de juiste sturing bieden en zelf het goede voorbeeld geven.
Om medewerkers en leidinggevenden meer kennis te geven over het onderwerp (actieve) openbaarmaking, heeft het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) e-learnings ontwikkeld, die worden aangeboden door de Rijksacademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid (RADIO). De e-learnings gaan in op de impact van (actieve) openbaarmaking op het werk van medewerkers en op de steun die leidinggevenden hierbij kunnen geven.
Daarnaast is er een gesprekstool beschikbaar. Dit is een set kaarten met stellingen en vragen om binnen teams in gesprek te gaan over openbaarmaking en de dilemma’s daarbij. Verder zijn er voor leidinggevenden vanaf schaal 15 regelmatig masterclasses over actieve openbaarmaking, in samenwerking met het Bureau Algemene Bestuursdienst. Deze bestaan uit een e-learning en een online of fysieke bijeenkomst. Ook andere trainings van het Leerhuis Informatiehuishouding van RDDI kunnen relevant zijn voor medewerkers en leidinggevenden die te maken krijgen met openbaarmaking. Zie hiervoor de trainingscatalogus van het Leerhuis.
Het document ‘de Wet open overheid in 40 vragen’ geeft veel informatie over de Woo.
Juridische informatie over de Woo is te vinden op de website van het Kenniscentrum voor Beleid en Regelgeving (registratie voor een account is verplicht).
De werkwijze voor het behandelen van Woo-verzoeken bij de Rijksoverheid staat beschreven in de Rijksbrede instructie voor het behandelen van Woo-verzoeken.
De volledige wettekst van de Woo is gepubliceerd in het Staatsblad. De memorie van toelichting is te vinden op de site van de Eerste Kamer.