Woo-index, een tussenstand

Nieuwsbericht | 12-10-2023 | 12:36

Aansluiting op Woo-index niet ingewikkeld

Aansluiten op de Woo-index (b)lijkt in de praktijk niet ingewikkeld. Voorwaarde is wel dat bestuursorganen hun documenten al openbaar maken. “De eerste ervaringen leren dat de koppeling  dan zo is gelegd.” Ook wordt voor een groot  aantal overheidsorganisaties informatie alvast door KOOP ingevuld. Het gaat hierbij om documenten die door KOOP gepubliceerd worden, bijvoorbeeld in de Staatscourant , zoals beschikkingen, overige besluiten van algemene strekking en wetten en algemeen verbindende voorschriften.

Documenten uit de andere informatiecategorieën zijn op dit moment nog weinig in de Woo-index te vinden. Documenten die vallen onder de informatiecategorieën waarvan in juli de werkdefinities zijn vastgesteld, zijn bij sommige bestuursorganen wel al terug te vinden in de Woo-index.

Op termijn moeten documenten uit zeventien informatiecategorieën actief openbaar gemaakt worden. Op het eerste gezicht een duidelijk verhaal, maar “als je er verder in duikt is het veel ingewikkelder.” Arne Otte legt de vergelijking met de discussie rondom afschaffing van btw op groente en fruit om gezond eten te bevorderen. “Wanneer spreek je nog van een aardappel en dus groente? Is een zak aardappelen in de supermarkt hetzelfde als een zak chips? Is de zak voorgesneden, voorgekookte aardappelschijfjes hetzelfde als de zak Franse frites voor de frituur? Op welk moment verandert de gezonde aardappel in ongezond fast food?”

Afspraken maken om willekeur te voorkomen

Voor de informatiecategorieën die volgens de Woo op termijn open gemaakt moeten worden ligt het niet anders. Voor sommige categorieën is het vrij duidelijk. Bereikbaarheidsgegevens zijn bereikbaarheidsgegevens: bezoekadres, telefoonnummer, e-mailadres, etc staan buiten kijf. Maar hoort een faxnummer er ook bij? En wat nu als een organisatie geen bezoekadres heeft? De uitvoering vraagt afspraken over dergelijke praktische vraagstukken om willekeur bij actieve openbaarmaking te voorkomen. Niet ingewikkeld, wel noodzakelijk.  Bij convenanten wordt het al moeilijker, want: wat is een convenant eigenlijk? Moeten er handtekeningen onder staan? Tussen welke partijen spreken we van een convenant? Als het op het document staat, is het dan direct een convenant? En staat het er niet op, is het dan geen convenant en is openbaarmaking dan niet aan de orde?

“Daarom is nadere duiding van de afbakening zo belangrijk’, legt Arne uit. “Het bepaalt wat minimaal actief openbaar gemaakt moet worden. De wet en memorie van toelichting gaan globaal in op de informatiecategorieën maar de uitvoering heeft behoefte aan meer helderheid en pragmatische hulpmiddelen die helpen bij het nemen van de juiste beslissingen.” De conceptdefinities van de eerste categorieën liggen klaar: convenanten, bereikbaarheidsgegevens, organisatie en werkwijze en Woo-verzoeken en -besluiten. Bestuursorganen kunnen hier nu mee aan de slag. “Een periode van leren en bijschaven op basis van praktijkervaringen. Welke afspraken zijn werkbaar, waar zijn extra hulpmiddelen nodig en bij welke categorieën hebben we toch iets over het hoofd gezien?”

Aan de slag, de techniek ligt er

Dat nog niet alle categorieën zijn uitgewerkt betekent niet dat bestuursorganen niet aan de slag kunnen. “Bestuursorganen kunnen de Woo-index vullen met verwijzingen naar documentcollecties uit alle informatiecategorieën. De techniek ligt er. Ze moeten de documenten natuurlijk wel op een publiek toegankelijke locatie hebben staan, bijvoorbeeld hun eigen website. Is dat niet zo, dan ligt daar nog huiswerk voor ze.”

Om de trein waar mogelijk te versnellen worden de komende tijd invulsessies en spreekuren georganiseerd. Zo heeft de VNG samen met KOOP de afgelopen maanden digitale invulsessies georganiseerd waarin gemeenten gezamenlijk konden aansluiten op de Woo-index. De komende maanden volgen hiervan nog een aantal sessies. Daarnaast organiseert KOOP eind oktober een aantal algemene sessies waar alle bestuursorganen terecht kunnen met vragen.

Inloopspreekuren 

En het PLOOI programmateam organiseert digitale inloopspreekuren waar bestuursorganen vragen kunnen stellen over aansluiten en openbaarmaking van informatiecategorieën. De eerstvolgende vindt 19 oktober plaats.

Een duidelijke planning over wanneer conceptdefinities beschikbaar zijn en verplichting van openbaarmaking ingaat, iets waar bestuursorganen en ook het ACOI om vragen, kan Arne Otte niet geven. “Voor 1 januari 2024 willen we de conceptdefinities voor alle informatiecategorieën klaar hebben. Een krappe planning, maar we gaan er voor. Daarna werken we stap voor stap. Je kunt iedereen wel verplichten om over een lat van twee meter te springen, maar als iemand dat op dat moment niet kan, denk je dat verplichting daar dan verandering in brengt? Je moet eerst veel trainen, goed eten, nieuwe schoenen kopen, leren van je fouten, etc. De verplichting komt als partijen daar klaar voor zijn en dient om de laatsten een zetje in de rug te geven.”